Cette F.A.Q. vous explique quelles sont les règles de bonnes pratiques pour l’utilisation du mode chainé Optima / Météor.
Export Simple vs Export complet
- Export simple à utiliser quand on sait que la saisie du devis ne se fera pas d’un coup, sur plusieurs jours par exemple
- Export complet : à utiliser quand la saisie du devis est complète
Mode chainé
Toute création en mode chainé de nouveaux devis/chantiers non facturés, ne pourront être transformés qu’en facture (pour les devis) ou en facture ou situation de travaux Optima (pour les chantiers).
Gestion de la remise en mode chainé
- Ne jamais renseigner la remise dans Météor depuis l’onglet Pied pour les devis/chantier en mode chainé
- La remise se renseigne dans Optima :
- Ne jamais la renseigner dans la feuille des coefficients
- La renseigner dans le métré du devis, éventuellement dans un chapitre dédié, et utiliser un article spécifique qui aurait une quantité à -1 et en prix de vente imposé
- Ne pas oublier de saisir les % d’avancement lors des situations de travaux !
Gestion de la DEEE
- Si on exporte un devis qui comporte de la DEEE, il y aura un écart entre Météor et Optima (Météor ne sait pas gérer la DEEE)
- Si on ne doit pas faire apparaître la DEEE sur le devis (devis sans DEEE) :
- Depuis l’onglet Détails du métré, supprimer les montants de la DEEE (faire afficher la colonne relative à la DEEE pour cela)
- Contrôler également dans la feuille de coefficient qu’il n’y ait pas de DEEE
- Si on doit avoir de la DEEE (devis avec DEEE) :
- Insérer dans le métré du devis un article spécifique qui contiendra le montant de la DEEE
- Supprimer les montants de la DEEE depuis le détails du métré
- On ne doit pas avoir de DEEE dans la feuille des coefficients
Gestion de la TVA
- La TVA se renseigne uniquement sur les titres de niveau 1 dans Optima si le devis comporte plusieurs taux de TVA
- Si on doit faire un devis en auto liquidé ou exo, choisir dans Optima le taux 0 et non aucun
- Si on doit faire un devis avec plusieurs taux de TVA, dans Optima regrouper les articles par taux de TVA dans un T1 respectif, et affecter le taux de TVA sur chaque T1, le taux de TVA renseigné dans la fiche du devis n’est plus pris en compte
Gestion des quantités
Dans Optima on ne met pas de quantité sur les titres 1 et 2, c’est à partir des titres de niveau 3 que la quantité est gérée.
Situation de travaux
- Ne pas oublier de saisir les avancements sur la remise
- La saisie des % dans Optima se fait au cumulé (si 1er mois 50%, et second mois on est à 75 %, saisir 75 et non 25)
- Si une situation de travaux embarque un chantier et x avenants : il faudra se positionner dans Météor sur la ligne (du chantier par exemple) et cliquer sur le bouton Optima pour saisir les avancements du chantier. Faire de même pour les avenants
- Les n° de situations de travaux dans Météor, pour un même chantier doivent se suivre (sans trou ou de doublon dans la séquence) :
- S1, S2, S3, S4 à OK
- S1, S2, S3, S3, S4 à NON
- S1, S2, S4, S5 à NON
Visualisation des PJ d’Optima envoyées à Météor
- A partir de la nouvelle version, les annexes envoyées d’Optima vers Météor sont au format PDF
- Avec l’ancienne version de Météor, les annexes étaient générées au formation XPS, dans Météor il faudra ouvrir la PJ avec la visionneuse XPS
Modification de devis créé en mode chainé directement via Optima :
- Ne jamais modifier un devis créé en mode chainé directement dans Optima sinon le montant du devis Optima ne sera pas actualisé dans Météor et on se retrouvera avec un écart entre Optima et Météor
- La modification doit se faire depuis le devis chargé dans Optima via Météor
ajouter dans cette liste les autres particularités
- Un modèle d’édition client dans Optima nommé exactement <Météor >, si plusieurs modèles, attention, c’est le 1er qui est choisi par Optima, Optima ne tiens pas compte du modèle sélectionné par l’utilisateur
- Power BI : Si le client prend une licence pro ou pas
- Document PDF pour l’accès au support afin de privilégier les DA
- Utilisation Chorus
- Utilisation facturation paiement direct prestataire de service (Météor avancée seulement)
- Edition Spécifique Météor : Nous ne pouvons garantir le bon fonctionnement et toute MAJ apportera des amélioration et correctif si nécessaire que dans nos Edition Standard
Création d’un devis par duplication d’un devis chainé déjà existant :
Dès le clic sur le bouton dupliquer, enregistrer dans la foulée le nouveau devis
Gestion des + et – values :
- Ne pas mettre dans un même chapitre des +/- values
- Un chapitre pour les + values
- Un chapitre pour les – values
- Sinon on peut se retrouver avec des avancements négatifs à + 100 % et c’est normal
- Pour éviter cet effet de bord on peut aussi faire un avenant pour la moins-value
