Exploiter les données de chiffrage pour assurer le pilotage de l’entreprise
L’exemple de l’entreprise Missenard
Le groupe Missenard est une entreprise spécialisée dans le génie climatique. Il compte plus de 500 salariés répartis dans ses 30 agences françaises. Afin de garantir sa performance et sa pérennité, la Direction du groupe se doit d’assurer un pilotage fiable et précis de l’activité. Un enjeu au quotidien : comment collecter efficacement les données des différentes agences ? Quels sont les indicateurs de performance à analyser ? Comment s’assurer de leur fiabilité et de leur exploitation ? Décryptage dans cet article.
Le besoin de disposer de KPIs issus du terrain pour la prise de décision
En 2018, le groupe Missenard a décidé d’entamer un chantier de digitalisation d’envergure. Jusqu’alors, l’entreprise jonglait entre un outil de chiffrage développé sur mesure, et donc assez rigide, et une multitude de fichiers Excel. Difficile dans ces conditions de se baser sur des indicateurs fiables et précis.
La Direction ne disposait alors que d’une vision globale du chiffre d’affaires, sans pouvoir aller dans le détail des devis, des agences… De plus, un reporting mensuel était réalisé à partir de l’ensemble des chiffres de chaque région, saisis à la main par une assistante. Ceci engendrait naturellement des pertes de temps et de performance, et augmentait le risque d’erreur, avec des décisions basées sur des informations approximatives.
Difficile dans ces conditions de suivre avec précision l’activité et la performance de chaque agence. Pourtant, ces indicateurs terrain sont indispensables pour un pilotage fiable.
Un outil de chiffrage spécialisé génie climatique et électrique au service du contrôle de la marge
Pour pallier ces faiblesses et manques, l’entreprise a décidé de repartir de la base et de revoir son outil de chiffrage. Outre le besoin de disposer de données fiables, le logiciel BTP en place était un développement maison réalisé quelques années auparavant, qui n’évoluait pas avec les besoins des collaborateurs sur le terrain.
Le groupe a décidé de s’équiper du logiciel devis bâtiment Optima de la société Sydev pour donner à tous un outil à la hauteur de ses ambitions. Désormais, une brique de business intelligence (BI) remonte l’ensemble des données de chiffrage en temps quasi réel. La Direction dispose donc du chiffre d’affaires dans son ensemble, mais aussi du détail par agence. Les données de chaque entité sont consolidées en KPIs exploitables, sans ressaisie manuelle. Ainsi, des indicateurs précis sont disponibles pour mieux négocier les achats auprès des fournisseurs, connaître les coefficients de chiffrage, définir les objectifs et optimiser la marge.
La solution de chiffrage comme source fiable d’aide à la décision
Aujourd’hui, l’outil de chiffrage est devenu un véritable levier d’aide à la décision. Il fait partie intégrante du processus de pilotage de l’activité. Il permet aux équipes de gagner en temps et en performance et de supprimer les fichiers Excel utilisés par chacun. Les indicateurs de performance sont mis à jour en temps réel et sont facilement partageables avec les responsables d’agence. Les reportings mettent en évidence rapidement les anomalies et facilitent les décisions adaptées. Ce qui prenait plusieurs heures auparavant est maintenant généré en 10 minutes.
Il est désormais beaucoup plus simple pour les décideurs de mesurer la performance et contrôler la marge en adaptant les coefficients et les seuils de chiffrage et en définissant l’ensemble des coûts prévisionnels directs et indirects. Enfin, les données sont stockées dans un outil unique, évitant les ressaisies et fiabilisant ainsi le processus.
La mise en place d’un outil de chiffrage moderne, évolutif et ergonomique a permis au groupe Missenard de mieux piloter la performance de son activité et de mieux contrôler ses marges. Grâce à la brique BI, la Direction, grâce à la brique BI, dispose de KPIs en temps réel et peut prendre les décisions adaptées. Mais les usages et les avantages de l’outil vont bien au-delà. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter les articles à ce sujet : “Se passer d’Excel pour des devis et un suivi d’affaires plus fiables” et “Fiabiliser les chiffrages pour plus de performance”.
