Le secteur du Bâtiment est un domaine d’activité très réglementé qui implique une gestion de chantier minutieuse et pouvant faire intervenir la participation direct et indirect d’un grand nombre d’acteurs. Pour assurer la bonne réalisation des chantiers, il est donc essentiel de gérer avec efficacité les échanges d’informations et de documents associés. Ces derniers étant dans la majorité des cas sous forme de papier, ils subissent régulièrement les aléas de ce type de document à savoir : oubli, perte, erreurs de (res)saisie ou bien encore informations incomplètes ou erronées dans le temps. Ils prennent la forme de documents généraux de marché, de spécifications techniques, de bons de commande, de bons de livraison, de devis ou bien encore de factures etc. … Ils transitent entre les différents services de l’entreprise, mais également auprès des sous-traitants, des fournisseurs et des clients. Dès lors, les entreprises du secteur du BTP cherchent à se digitaliser, mais nombre d’entre elles repoussent l’échéance par méconnaissance ou peur du changement.
Cependant, les annonces successives par l’Etat sur les obligations des entreprises françaises en termes de traitement et de gestion de la facturation risquent de faire accélérer les choses.
En effet, l’objectif est de se lancer progressivement dans la mise en place de la dématérialisation et plus particulièrement de celle des factures. Cette évolution de traitement dans le secteur du Bâtiment, représente des changements lourds pour certains, mais fait ressortir de nombreux enjeux pour la compétitivité des entreprises mais également afin d’être prêt pour la mise en application des nouvelles réglementations.
Pour y voir plus clair, nous aborderons, ce qu’est la dématérialisation des factures et pourquoi ne faut-il pas trop attendre avec de se lancer dans ce mode de fonctionnement. Puis, nous ferons un tour d’horizon des enjeux que cela représente, en vous expliquant comment grâce aux solutions SYDEV, vous pourrez assurer une transition plus sereine.
Rappel de la loi finance et le passage à la facturation électronique
- La loi concerne toutes les opérations faites entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA.
- Obligatoire au 1er septembre 2026 pour toutes les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire
- Obligatoire au 1er septembre 2027 pour toutes les petites et moyennes entreprises et les microentreprises
Source : https://www.economie.gouv.fr/cedef/facturation-electronique-entreprises
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures consiste à transformer tout ou partie d’un processus reposant sur des échanges de documents et factures au format papier par un traitement automatisé, basé sur des documents numériques. L’objectif étant de sécuriser et de garantir une traçabilité accrue de ces documents pour éviter les falsifications.
Pourquoi dématérialiser vos factures dès maintenant ?
La question que beaucoup de personnes se posent, c’est : « Pourquoi faire tout cela avant d’y être obligé ? » La réponse est assez simple, l’anticipation est le meilleur moyen de maintenir votre efficacité et vos performances lorsque la mise en conformité sera obligatoire en 2026.
En effectuant ce travail de dématérialisation en avance, vous vous garantissez de la sérénité et une transition plus fluide, qui ne bousculera pas toutes vos habitudes de travail de manière brusque. La mise en place de la facture dématérialisée au sein de votre entreprise a une importance cruciale pour plusieurs raisons. Tout d’abord, elle permet de réduire considérablement les risques d’erreurs humaines, les pertes de documents et les retards liés à une gestion manuelle des factures ou autres éléments au format papier.
De plus, ce nouveau processus de facturation vous permettra d’améliorer votre efficacité de traitement, de réduire vos coûts et d’assurer une meilleure traçabilité et sécurisation de vos données. Ainsi, en anticipant la mise en place de la dématérialisation de vos factures, votre entreprise initie un véritable virage numérique améliorant sa compétitivité et sa durabilité, tout en restant en phase avec les évolutions réglementaires et technologiques.
Quels sont les enjeux de la dématérialisation des factures pour votre entreprise ?
Anticipez votre conformité
Le premier des enjeux est bien entendu celui d’anticiper la réglementation et de ne pas subir un changement qui devient inévitable.
Pour se conformer à l’obligation, les entreprises vont devoir :
- Disposer de la capacité d’émettre des factures dans les formats conformes à la réglementation et pouvoir les transmettre automatiquement vers la plateforme Public ou celles Privées pour qu’elles puissent être enregistrées par l’administration fiscale.
- Recevoir automatiquement dans leur système d’information de gestion des factures aux formats conformes depuis n’importe quelle plateforme et être en mesure de les intégrer dans leur comptabilité.
Par ailleurs, même si la loi sur la facturation électronique ne demande pas encore d’être dirigée vers le client final, celle-ci le deviendra très rapidement. Son fonctionnement étant proche du mode de fonctionnement de la facturation fournisseur, il serait dommage de ne pas s’en préoccuper en même temps et l’intégrer dans votre démarche de changement.
En effet, cela vous permettrait de vous démarquer, mais également de booster et surtout solidifier votre relation client en anticipant ce mode de fonctionnement.
Pour répondre à cela chez SYDEV nous avons déployé sur notre ERP de gestion chantier METEOR des évolutions significatives qui permettent de coller aux exigences de la loi de finance et de disposer des formats conformes à la norme européenne EN16931 pour assurer les modalités d’échange de facturation électronique. En autres avec METEOR, vous serez en mesure d’échanger des factures aux formats réglementaires, associant des données structurées XML et un pdf lisible selon les standards (dont le plus connu est Factu-X) auprès de la plateforme Chorus. Mais également, d’avoir la capacité de gérer des flux dématérialisés via EDI. Grâce à METEOR, vous disposez d’un ERP complet et performant qui vous permet d’éditer vos documents d’achats et de ventes de manière simple, sécurisée et conforme à la réglementation.
Améliorez votre productivité
En mettant en place la dématérialisation des factures, les processus administratifs deviennent plus rapides, avec une meilleure efficacité et peuvent être automatisés pour limiter les tâches à faible valeur ajoutée. La dématérialisation favorise donc une circulation de l’information en instantané, accélérant les cycles d’achats et de ventes de l’entreprise et donc la facturation et la pérennité de cette dernière. En effet, que cela soit au niveau de la facturation des fournisseurs ou bien de celles des clients, toute erreurs ou délais de traitement excessifs impactent la rentabilité de l’entreprise et peuvent la mettre en péril.
Avec notre solution BATEAM, vous bénéficiez d’un ERP pour le bâtiment full web où la dématérialisation des documents est disponible. Comme sur la gestion administrative et commerciale, pour garantir une meilleure productivité et efficacité au niveau de vos processus achats et ventes, avec des fonctionnalités d’alertes, de relance comportant l’envoi de documents numériques. Egalement, grâce aux données centralisées sur vos devis, vos factures ou bien encore le suivi d’avancement de vos chantiers, vous pouvez consulter, filtrer et exporter au format digital tous les documents dont vous avez besoin depuis un seul et même outil. Vous pouvez également personnaliser et associer toutes les données selon vos besoins et ainsi garantir un délai de réponse le plus rapide qu’il soit à vos interlocuteurs.
Améliorez vos relations fournisseurs
En optant pour la dématérialisation, votre entreprise facilite et accélère également ses processus de gestion des achats. Effectivement, lors de l’avancée de vos projets, vous échangez un nombre non négligeable de documents avec vos fournisseurs, que cela soit des commandes, des bons de livraison, mais aussi des factures. Passer du format papier au format numérique, vous permet de :
- limiter les risques d’erreur lors de la ressaisie ;
- traiter plus rapidement et avec une meilleure traçabilité vos transactions ;
- de renforcer la confiance et la relation que vous entretenez avec vos fournisseurs.
Grâce à notre plateforme de gestion des achats TAMZAG, vous allez pouvoir gérer votre relation fournisseurs sur une seule et même plateforme. Mais vous aurez surtout l’opportunité d’échanger de manière dématérialisée, depuis et vers vos systèmes d’information, l’ensemble de vos documents fournisseurs, qu’ils soient techniques ou commerciaux. Vous améliorerez bien évidemment la relation commerciale avec vos fournisseurs grâce à des flux d’échanges beaucoup plus rapide et des temps de traitement des données automatisés. Mais au-delà de cela, vous construisez une relation singulière et de confiance avec vos partenaires.
Sécurisez vos données
C’est une préoccupation cruciale pour toutes les entreprises envisageant la digitalisation de son entreprise. La transition vers un moyen de dématérialisation implique la gestion de flux et le stockage de données sensibles qui doivent respecter des prérogatives spécifiques en matière de loi anti-fraude. Pour faire face à ces défis, les protocoles de sécurité et d’archivage doivent être le plus fiable possible et garantir un niveau de sécurité le plus élevé.
Chez SYDEV, nous avons décidé de travailler avec Microsoft Azure, acteur majeur du service Cloud, ce qui nous garantit l’archivage et la sauvegarde de l’ensemble de vos données avec un niveau de sécurité irréprochable selon le règlement Européen sur les services numériques avec le DSA (Digital Services Act). Ce dernier édictant et régissant les obligations que doivent tenir les acteurs de services numériques sur le sol Européen – pour en savoir plus.
Également l’ensemble des logiciels BTP SYDEV disposent du chiffrement des données, ce qui empêche l’accès à des personnes non autorisées au texte brut des données et protège vos données contre des personnes malveillantes, pour qu’elles ne puissent pas les utiliser pour commettre une fraude ou une extorsion, ni même modifier des documents importants.
Réduisez vos coûts & votre empreinte carbone
En limitant le recours au papier dans votre entreprise, vous réduirez votre impact environnemental ainsi que les émissions de gaz à effet de serre liées au transport et à la livraison postale des factures et autres documents papier. En mettant en place une approche plus durable, la dématérialisation contribue à la préservation de l’environnement et à la réduction des déchets.
Dans toutes nos solutions, nous avons intégré les fonctionnalités de service de courrier électronique et d’édition numérique des documents pour vous éviter d’envoyer vos éléments en format papier et par voie postale, limitant ainsi votre impact écologique au strict minimum.
En résumé
La dématérialisation qu’elle soit générale ou orientée sur les factures constitue un impératif majeur dans le secteur du BTP. En effet, elle permet aux entreprises de répondre aux défis actuels d’efficacité, de productivité et de durabilité dans un marché de plus en plus concurrentiel.
Repousser l’échéance ne servira pas l’entreprise bien au contraire. Et c’est pourquoi depuis plus de 25 ans, SYDEV anticipe les évolutions indispensables pour ses logiciels afin de répondre à ces enjeux et d’accompagner ses clients, PME, ETI et grands Groupes du BTP, dans l’appréhension pratiques de ces bouleversements.
Vous aimeriez que nous échangions sur votre volonté de dématérialiser vos factures ?
