Bien gérer les flux opérationnels sur la production de devis est essentiel à la performance et à la bonne santé d’une entreprise de bâtiment.
En disposant d’alertes et de workflow de validation efficace pour la rédaction des offres commerciales, l’entreprise réduit les risques liés à un mauvais chiffrage, améliore sa productivité en réduisant les tâches répétitives, chronophages et présentant peu de valeur ajoutée.
Pour cela, elle peut intégrer à son organisation un logiciel de gestion de devis à destination du secteur du bâtiment.
Voyons tout cela plus en détail.
Pourquoi utiliser un logiciel de devis en bâtiment pour la gestion de vos workflows et alertes ?
Lorsque le bureau d’études est composé de plusieurs collaborateurs qui chiffrent et transmettent des dizaines de devis par jour à vos clients, le risque de devis comportant des erreurs de chiffrage doit impérativement être maîtrisé. Un logiciel de chiffrage en bâtiment doit être capable de créer des workflows et vous aider à paramétrer vos alertes.
L’outil peut par exemple :
- Identifier et gérer les différentes tâches à accomplir entre les acteurs d’un processus.
- Sécuriser les différentes étapes d’approbation avec des alertes.
- Fixer des délais et modes de validation.
- Fournir à tous les acteurs concernés les informations indispensables à la validation puis à la réalisation des actions inhérentes à une proposition commerciale.
Son but est de digitaliser, d’organiser et d’automatiser les étapes d’approbation en entreprise en facilitant la modification, la circulation, la classification et la validation des documents.
Un logiciel de chiffrage assure une meilleure fluidité des données entre collaborateurs.
Dans le détail, il offre les avantages suivants :
Gagner du temps et améliorer les performances de l’entreprise
Les étapes d’approbation demandent de l’attention et le temps de nombreux acteurs internes à l’entreprise. En effet, envoyer un devis de 5 000 euros ou de 500 000 euros n’a pas le même impact en termes de gestion des risques. Entre les allers-retours de mails, les relances et les données manquantes, ces tâches s’avèrent particulièrement coûteuses en termes de temps et d’énergie !
Le workflow ou flux de validation, de manière générale, permet de réduire ce temps dans le processus global, tout en conciliant performance et conformité avec vos règles d’entreprise, et la protection de vos marges.
Sécuriser les processus de validation des offres
Difficile de voir clair dans les processus d’approbation sans une gestion et un suivi rigoureux. Utiliser un workflow de validation vous aidera donc à définir précisément votre process de validation grâce à des consignes détaillées et accessibles à tous.
L’automatisation de vos processus renforcera leur sécurité et permettra une application systématique et fiable.
Enfin, grâce à votre logiciel de devis, vos documents sont adressés aux bons interlocuteurs pour validation. Plus d’oubli de délai ni de charge mentale… Le processus se déroule automatiquement, vous pilotez ensemble !
Centraliser l’information et assurer sa traçabilité
Une plateforme de chiffrage incluant des processus de workflows vous permet de stocker et de centraliser toute l’activité administrative autour d’une offre commerciale, qu’elle soit issue d’un appel d’offres ou d’une opportunité commerciale en gré à gré.
Ainsi, un collaborateur peut parcourir un historique plus rapidement et vérifier l’avancement du processus, les évolutions et modifications que le chiffrage a pu subir. Il bénéficiera d’une vision claire et précise du déroulement, ce qui facilitera et favorisera les échanges. La plateforme de chiffrage permet d’optimiser l’offre, pour vos prospects comme pour votre société.
3 étapes clés dans la création de workflows et alertes efficaces lors d’un chiffrage d’appels d’offres en BTP ?
Maintenant que nous avons passé en revue les avantages, intéressons-nous de plus près à la méthode.
La création d’un workflow de validation et d’alertes implique 3 grandes étapes successives :
L’état des lieux des processus
Tout d’abord, il est primordial de bien comprendre les processus existants. Cette première étape vous permet d’identifier les objectifs commerciaux, les problèmes et les lacunes dans les processus actuels qui pourraient donc être optimisés. À partir de là, identifier les objectifs à atteindre et les résultats attendus.
Enfin, vérifiez que le paramétrage de votre plateforme de chiffrage est aligné avec les besoins de l’entreprise et qu’il contribue à la réalisation d’objectifs stratégiques et opérationnels.
La décomposition des étapes de validation des offres commerciales
La deuxième étape consiste à décomposer les étapes de validation en identifiant pour chacune d’elles les différentes parties prenantes et les responsabilités de chacune.
Délimiter un cadre de validation précis permet à vos collaborateurs d’appliquer les mêmes règles et de suivre le même processus. Cela garantit la fiabilité et la conformité du flux selon vos critères. Vous pouvez, par exemple, empêcher la validation avant une étape donnée (signature du chef de service…).
La définition des règles d’approbation
La troisième étape dans la création d’un workflow de validation des devis consiste à définir les règles d’approbation. Elle a pour objectif de vous aider à :
- Déterminer les critères qui doivent être remplis pour que chaque étape soit validée.
- Définir des seuils pouvant déclencher des alertes, par exemple si une marge minimum n’est pas atteinte.
- Définir les personnes responsables de l’approbation de chaque étape.
Cette étape est cruciale pour garantir la qualité et la conformité de la tâche selon vos exigences. Elle permet de s’assurer que toutes les étapes sont bien vérifiées avant de passer à la suivante.
5 conseils à suivre pour créer un workflow efficace avec votre logiciel de devis en bâtiment !
Maintenant que nous vous avons résumé les 3 grandes étapes à suivre avant de créer un bon workflow et paramétrer vos alertes, passons à la pratique !
Réaliser un audit
Comme nous l’avons dit plus haut, il est essentiel dans un premier temps de définir les processus qui seront à automatiser. En effet, l’automatisation apportera un gain de temps mais rend plus rigide le processus. Ainsi, dans le cadre du bâtiment où le nombre d’intervenants externes est important et où le turnover reste élevé, il est nécessaire de bien cartographier ses processus.
L’identification des acteurs, la réalisation et la conformité des tâches et les conditions de réalisation devront être le plus lisibles possibles afin de juger de la pertinence ou non du workflow.
Un logiciel de devis adapté au processus métier, comme OPTIMA, vous permet d’optimiser le temps nécessaire à chaque étape du processus et de mesurer la productivité en détectant les éventuels goulots d’étranglement. Mais garde une souplesse liée aux contraintes du secteur du BTP, pour vous permettre d’ajuster les règles d’approbation en fonction du nombre de collaborateurs impliqués et garantir un workflow adapté à la situation.
Miser sur un logiciel de devis en bâtiment collaboratif
Miser sur un logiciel de devis en bâtiment collaboratif est un choix judicieux pour favoriser la collaboration entre les différents acteurs. En effet, en centralisant les données et en les rendant accessibles via des fonctionnalités de partage, vous fluidifiez la communication et améliorez l’organisation générale. Vous réduisez en outre les risques d’erreurs, gagnez du temps et faites progresser collectivement vos équipes.
De plus, un logiciel de chiffrage collaboratif permet d’appliquer des règles traçables et établies, ce qui, comme nous l’avons sous-entendu précédemment, permet de garantir la qualité et la conformité des devis selon vos critères.
Les règles peuvent être définies à l’avance et appliquées automatiquement lors de la création des devis, ce qui assure une qualité constante et permet de gagner un temps précieux tout en sécurisant le devis.
Automatiser les process et les missions répétitives
Ce n’est un secret pour personne : les tâches répétitives sont bien souvent les plus fastidieuses et chronophages. L’automatisation permet, depuis quelques années, de se libérer du temps et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur.
En automatisant certaines étapes de vos chiffrages, vous sécurisez la rentabilité prévisionnelle de votre chantier et réduisez le temps nécessaire pour créer un devis. De plus, vous le rendez presque immédiatement disponible pour validation. Cela permet de réduire les délais et de maximiser votre productivité !
Automatisation rime avec digitalisation, encore plus pour le chiffrage !
En effet, la réalisation de devis comporte une multitude de tâches qui peuvent vite être dupliquées, voire répétitives. Ainsi, pour simplifier la gestion de vos flux d’information, dématérialiser vos dossiers techniques et maintenez à jour vos référentiels. Le logiciel de chiffrage OPTIMA intègre nativement des briques fonctionnelles qui permettent de réaliser vos chiffrages avec une plus grande efficacité.
Apporter une valeur qualitative
Pour apporter une valeur qualitative lors du paramétrage de votre plateforme de chiffrage et la construction de vos workflows, il est important de s’appuyer sur des cas concrets et les meilleures pratiques observées au sein des grands groupes de BTP. Avec notre logiciel de devis OPTIMA, un expert métier se tient à vos côtés et vous aide à éditer chaque indicateur en fonction de vos besoins.
Cette approche permet de mieux comprendre ses problématiques et de créer un outil de chiffrage efficace et sur mesure !
Structurer les flux de décisions
Il est impératif d’identifier ce qui a été fait antérieurement et d’optimiser ces processus afin d’éviter de perdre du temps sur des actions déjà menées par le passé.
La personnalisation des workflows en fonction des besoins et de la taille de l’entreprise est l’un des principaux avantages de la solution Optima.
En résumé
La mise en place d’une plateforme de chiffrage efficace permet aux entreprises du secteur du bâtiment d’améliorer leur productivité en réduisant les risques et en automatisant les tâches répétitives. Cela garantit la conformité et la sécurité des processus d’approbation.
Si vous disposez d’une équipe de chiffrage de plusieurs collaborateurs, l’utilisation d’un logiciel de gestion de devis en bâtiment collaboratif est préconisée. Cet outil permet en effet d’identifier les tâches, de définir des délais et des modes de validation, en fournissant les informations nécessaires à chaque acteur concerné et en centralisant l’information.
La méthode de paramétrage d’une plateforme de chiffrage implique plusieurs étapes, dont :
- L’état des lieux des processus,
- La définition des objectifs commerciaux,
- La segmentation de votre marché,
- La définition des indicateurs clés, des seuils et des alertes,
- La décomposition des étapes de validation,
- Et la définition des règles d’approbation.
Notez que pour créer un workflow efficace dans un outil de chiffrage ou tout autre logiciel de gestion, il est conseillé d’impliquer vos collaborateurs et d’utiliser des indicateurs de performance. Testez et ajustez régulièrement vos paramètres pour qu’ils restent efficaces quel que soit le besoin.
Notre logiciel de devis OPTIMA s’adresse aux chiffreurs de tout type de structures qui possèdent un bureau d’études. Il est conçu pour s’adapter à vos besoins (et non l’inverse). L’outil vous permet, entre autres, de mettre en place des règles cohérentes et souples pour qu’elles soient plus facilement intégrables. Les échanges entre chiffreurs et valideurs sont ainsi plus fluides !
